Im Rahmen Ihrer Tätigkeit sind Sie für die Entlastung und proaktive Unterstützung der geschäftsführenden Instituts- und Abteilungsleitung in administrativen und organisatorischen Angelegenheiten des operativen Tagesgeschäfts verantwortlich. Neben der eigenständigen Führung des Institutssekretariats sowie der Assistenztätigkeiten für die Institutsleitung übernehmen Sie ebenfalls Tätigkeiten im Projektmanagement für die Instituts- sowie die wissenschaftliche Abteilungsleitung.

Projektmanagementaufgaben:

• Recherche und entsprechende Vorauswahl nach spezifischen Drittmittelgebern 
• Nachverfolgung des Umsetzungsstandes von festgehaltenen Beschlüssen aus Dienstbesprechungen 
• Inhaltliche Vorbereitung von Besprechungen und Meetings 
• Erstellung von Präsentationen in deutscher und englischer Sprache sowie Übersetzung komplexer Texte
• Organisation und Durchführung von nationalen und internationalen Veranstaltungen

Führung des Institutssekretariats:

• Planung und Organisation der Dienstreisen der geschäftsführenden Direktorin und Abteilungsleiterin
• Ansprechpartner für nationalen und internationalen Instanzen sowie Personal- und Gästebetreuung 
• Terminmanagement inkl. Termin Vor- und Nachbereitung, Archivierung, Pflege des Terminkalenders der Institutsleitung
• Dokumentation, Ablage und Wiedervorlage
• Verwaltung und eigenständige Beantwortung und Versenden von Emails und Post
• Protokollführung der Abteilungsleitersitzung
• Koordination von Promotions- und Habilitationsverfahren und administrative Betreuung von Studierenden 

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit langjähriger Berufserfahrung im Bereich Assistenz/Sekretariat. Sie überzeugen durch eine eigenständige und selbstverantwortliche Arbeitsweise, ein ausgeprägtes Organisationsgeschick und haben ein hohes Bewusstsein für Verantwortlichkeit, Vertraulichkeit, Diskretion und Loyalität. Darüber hinaus bringen Sie herausragende Kommunikationsfähigkeiten mit, sind engagiert und arbeiten gerne im Team. Sehr gute MS-Office Kenntnisse, idealerweise SAP-Kenntnisse und ein stilsicherer Umgang mit der deutschen und englischen Sprache (schriftlich wie auch mündlich) werden vorausgesetzt. 

Entgelt

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.