Die KIT- Fakultäten ETIT und MACH sind verantwortlich für die Organisation von Studium und Lehre, sowie für die akademische Selbstverwaltung der beiden Fachgebiete. Zusätzlich übernehmen sie als Teil der Bereichsverwaltung des Bereichs III Maschinenbau und Elektrotechnik Aufgaben in der Universitätsaufgabe. Die Geschäftsstelle ist dabei die erste Anlaufstelle für Fragen von Lehrenden, Studierenden, anderen Abteilungen am KIT und externen Partnern.

In Ihrer Rolle fungieren Sie dabei als:

• Schnittstelle. Sie sind die erste Anlaufstelle für alle Fragen rund um die Aufgaben der Geschäftsstelle, wie z.B., Fragen zu Lehraufträgen an der KIT-Fakultät, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der KIT-Fakultäten, Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen und deren Dokumentation.  Controlling und Planung der Finanzen.
• Expertise: In Ihrem Team steuern und überwachen Sie eigenverantwortlich die Finanzströme der Geschäftsstelle unter Beachtung der Trennung der Finanzen der KIT-Fakultäten ETIT und MACH und sind Ansprechperson für alle Fragen von internen Stellen (z.B. der Finanzabteilung oder Instituten) sowie für Lieferanten (z.B. bei größeren Bestellungen). Sie berichten der Leitung der Geschäftsstelle über ihre Aktivitäten und entwickeln gemeinsam die Prozesse und Abläufe weiter, mit dem Ziel einer digitalen Verwaltung.
• Unterstützung. Sie unterstützen die Dekane, die Leitung der Geschäftsstelle und die Referentinnen und Referenten durch allgemeine Sekretariatstätigkeiten, wie Schriftverkehr, Postverteilung, Terminplanung, Personal- und Finanzangelegenheiten.

• Ausbildung. Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen bereits erste Berufserfahrung mit Kundenkontakt mit.
• Persönlichkeit. Eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsgeschick zeichnen Sie aus. Große Sorgfalt und Zuverlässigkeit, Freude am Umgang mit Menschen sowie Diskretion sind Ihre Stärken.
• Kommunikation. Sie besitzen ein sicheres und verbindliches Auftreten im Umgang sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Die Zusammenarbeit im Team macht Ihnen Spaß. Beim Kundenkontakt haben Sie das richtige Gespür und Einfühlungsvermögen.
• Expertise. Sie besitzen idealerweise Kenntnisse über die Aufgaben einer Universitätsverwaltung sowie über die rechtlichen Vorgaben oder praktische Berufserfahrungen im Hochschulbereich. Des Weiteren besitzen Sie sehr gute MS-Office Kenntnisse und sind digitalen Lösungen nicht abgeneigt.

Entgelt

EG 8 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.