Stellenausschreibung Nr. 1199/2024

Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)

Willkommen bei der Dienstleistungseinheit Internationales (DE INTL) - der zentralen Anlaufstelle für internationale Studierende, Forschende und international engagierte Mitarbeitende am KIT!
Als globales Herzstück des KIT gilt unsere Leidenschaft der Internationalisierung: durch grenzüberschreitende Kooperationen in Forschung, Lehre und Innovation, passgenauen Angeboten für internationale Zielgruppen sowie gezielten Kommunikations- und Marketingstrategien steigern wir die Internationalität der „Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie mit uns die Zukunft der internationalen Zusammenarbeit am KIT!

Tätigkeitsbeschreibung

Ihre Hauptaufgabe besteht in der Organisation des Sekretariats und Welcome Desks. Im Rahmen Ihrer allgemeinen administrativen Tätigkeit verstärken Sie die Teams Zulassung, Mobilitäten, Willkommen und Integration des International Students Office.


Kontakt mit Studierenden: Sie geben Erstinformationen für internationale Studierende (Incoming und Outgoing), sei es im persönlichen Austausch, per Telefon oder per Mail, da unser Welcome Desk die „Erstanlaufstelle“ für alle international mobilen Studierenden am KIT ist.


Organisation des Sekretariats: Sie sind für die Postbearbeitung und allgemeine Büroorganisation zuständig. Sie unterstützen die Leitung der Abteilung und die Mitarbeiterinnen u. a. bei Bestellungen, Zeitwirtschaft, Recherchen, Korrespondenz, Organisation von Veranstaltungen und Besuchen.

 

Persönliche Qualifikation

Sie verfügen über:

  • Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bspw. als Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
  • Verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift
  • sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket
  • Kenntnisse in SAP
  • serviceorientiertes Auftreten im Kontakt mit Studierenden, KIT- Akteuren und internationalen Partnern
  • Weitere Sprachkenntnisse runden Ihr Profil ab.

Die vorgesehene Tätigkeit erfordert strukturiertes und verantwortungsvolles Arbeiten sowie kulturelles Einfühlungsvermögen. Einsatzbereitschaft und eine hohe Motivation für die Arbeit im internationalen Umfeld sollten selbstverständlich sein.

 

Entgelt

EG 6 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Organisationseinheit

Dienstleistungseinheit Internationales - International Students Office (INTL-IStO)

Eintrittstermin

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vertragsdauer

Befristet bis 30.04.2026

Bewerbungsfrist bis zum

14.06.2024

Fachliche Ansprechperson

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Jan Straube telefonisch unter Tel. 0721/608 43878.

Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich online mit dem unten stehenden Button auf diese Stellenausschreibung Nr. 1199/2024.
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung

Frau Jung
Telefon: +49 721 608-42098,

Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.