Zu Ihren Aufgabenbereichen gehören:

• Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in deutscher und englischer Sprache
• Administration und Organisation von Gremiensitzungen, z. B. Vor-, Nachbereitung und Protokollierung von Sitzungen des Fakultätsrates und von Berufungskommissionen
• Administrative Betreuung von Promotionsverfahren
• Organisation von Veranstaltungen der Fakultät
• Betreuung von Gästen und Gastvortragenden
• Umsetzung von Maßnahmen zum Datenschutz und der Informationssicherheit in Zusammenarbeit mit der Datenschutzstelle des KIT

Sie verfügen über:

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)) oder eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau
• einen sicheren Umgang mit moderner Bürosoftware, insbesondere MS-Office und Konferenzsoftware
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kenntnisse zur technischen Unterstützung von Web-Konferenzen
• eine strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise, Organisationstalent, sowie ein sicheres Zeitmanagement
• ein freundliches und verbindliches Auftreten, Zuverlässigkeit sowie ausgeprägte kommunikative und organisatorische Fähigkeiten
• Kenntnisse in SAP-SRM sind von Vorteil