In dieser verantwortungsvollen Position unterstützen Sie zusammen mit dem Sekretariat den Präsidenten aktiv bei der Umsetzung seiner vielseitigen Aufgaben. Ihr Schwerpunkt liegt auf der selbständigen koordinativen und inhaltlichen Unterstützung eines breiten Spektrums an Themen aus seinem Verantwortungsbereich:

• Organisation, Koordination und Steuerung: Sie managen den reibungslosen Ablauf des operativen Tagesgeschäftes. Dabei treiben Sie vielfältige Themen und Prozesse mit Sorgfalt und Eigeninitiative voran, während Sie den Überblick über deren Fortschritt selbständig behalten. Hierbei gewährleisten Sie eine reibungslose Organisation der Abläufe, verteilen gezielt Informationen und fördern eine effektive Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams – insbesondere an Schnittstellen. Aus Sitzungen und Gesprächen filtern Sie die wesentlichen To-dos heraus und adressieren diese bei den zuständigen Ansprechpartnern.
• Eigenständige Bearbeitung und Nachverfolgung: Sie bereiten die Termine des Präsidenten inhaltlich vor, übernehmen eigenverantwortlich ausgewählte Aufgaben, etwa im Zusammenhang mit Präsidiumssitzungen, Veranstaltungen oder spezifischen Projekten und begleiten hochschulpolitische Entwicklungen.
• Kommunikation und Gremienarbeit: Sie bereiten ebenfalls Sitzungen des Präsidiums und anderer Gremien inhaltlich vor und nach. Zudem koordinieren Sie die Nachverfolgung der dort beschlossenen Maßnahmen. Der Informationsaustausch mit internen und externen Stakeholdern wird durch Ihre vorausschauende Kommunikation sichergestellt.
• Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen: Sie recherchieren eigenständig, entwickeln fundierte Konzeptpapiere und erstellen professionelle Präsentationen sowie entscheidungsreife Vorlagen. Dabei arbeiten Sie eng mit relevanten Beteiligten zusammen, um eine umfassende und präzise Vorbereitung zu gewährleisten.

• Akademische Qualifikation: Sie haben ein abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master) absolviert und bringen ein ausgeprägtes Interesse an den hauptsächlich natur- und ingenieurwissenschaftlich ausgerichteten Forschungsthemen des KIT und hochschulpolitischen Themenstellungen mit.
• Berufserfahrung und Kenntnisse: Sie verfügen über eine mindestens dreijährige Berufserfahrung im Wissenschaftsmanagement, an einer Hochschule, einer Forschungseinrichtung oder im hochschulnahen Umfeld. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ein sicherer Umgang mit MS Office sowie gängigen IT-Tools runden Ihr Profil ab.
• Fachliche und methodische Kompetenz: Ihre schnelle Auffassungsgabe erlaubt es Ihnen, komplexe Sachverhalte systematisch zu durchdringen und zu analysieren. Ihre konzeptionellen Fähigkeiten und Ihr strategisches Denken setzen Sie gezielt ein, um komplexe Prozesse effizient zu steuern und Prioritäten klar zu definieren.
• Interaktionskompetenz: Sie agieren kooperativ, bauen effektive Schnittstellen zu verschiedenen Akteuren auf und lösen Konflikte souverän und konstruktiv. Mit Ihrer klaren Ausdrucksweise und Überzeugungskraft bereiten Sie Entscheidungsprozesse professionell vor und präsentieren Ihre Ideen überzeugend.
• Personale Kompetenz: Sie übernehmen Verantwortung, arbeiten eigenständig sowie zielorientiert und behalten auch in anspruchsvollen Situationen den Überblick. Mit Ausdauer reagieren Sie auf wechselnde Anforderungen und reflektieren Ihre Arbeit kontinuierlich, um nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Ihr klares Rollenbewusstsein ermöglicht es Ihnen, in dieser verantwortungsvollen Position souverän zu agieren.