Ihre Aufgabe als Teamassistentin / Teamassistent (w/m/d) ist die administrative Betreuung von zentralen Verwaltungsabläufen innerhalb der Dienstleistungseinheit. Dazu gehören:

• Organisation: Sie sind erste Ansprechperson für administrative Abläufe der Dienstleistungseinheit, beispielsweise bei Beschaffungen, bei der Postbearbeitung, Inventarisierung, Pflege und Verwaltung des Laufwerkes sowie der Wissensdatenbank der Dienstleistungseinheit. Dabei arbeiten Sie mit Schnittstellen innerhalb sowie außerhalb der Dienstleistungseinheit zusammen.
• Veranstaltungsmanagement: Sie unterstützen die Leitung der Dienstleistungseinheit Internationales in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen beispielsweise im Kontext von Netzwerken und Verbünden. Zudem organisieren Sie interne Austausch- und Veranstaltungsformate, bspw. Klausurtagungen.
• Sachbearbeitung: Sie unterstützen Institute bei der Beantragung von Arbeitsmarktzulassungen bei der Bundesagentur für Arbeit für studentische Praktikantinnen und Praktikanten aus dem nicht-europäischen Ausland.

Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bspw. als Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.

Erfahrung: Sie besitzen Erfahrungen in der Administration, idealerweise von Hochschulen und Forschungseinrichtungen. Sie haben umfassende Kenntnisse in der Nutzung von Microsoft Office, SAP und elektronischen Kommunikationsmitteln sowie Videokonferenzsystemen.

Selbstmanagement: Selbstständiges Arbeiten, ein hohes Maß an Organisationstalent sowie Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein zeichnen Sie aus.

Interkulturalität: Gute Englischkenntnisse sowie Offenheit und Sicherheit im internationalen und interkulturellen Umfeld runden Ihr Profil ab.