Stellenausschreibung Nr. 1131/2025

Assistentin / Assistent / Sekretärin / Sekretär (w/m/d)

Teilzeit - 80%

Zur Unterstützung der Institutsleitung und des gesamten Instituts für Baustatik (https://www.ibs.kit.edu/index.php) suchen wir eine versierte Person im Sekretariat mit Freude an vielfältigen Aufgaben

Tätigkeitsbeschreibung
  • Bearbeitung sämtlicher Organisations- und Verwaltungsaufgaben, die im Büroalltag am Institut anfallen z. B. Korrespondenzen sowie Planungen und Organisation von Besprechungen, Abwicklung des Post- und E-Mail-Verkehrs, Terminmanagement
  • Kontrolle und Koordination des Zahlungsverkehrs, Rechnungsstellungen sowie Bearbeitung von Bestellungen
  • Unterstützung von Forschungsprojekten durch Mittelanforderungen und die Erstellung von Verwendungsnachweisen sowie Verwaltung der Finanzen von Drittmittelprojekten
  • Vorbereitung und Unterstützung von laufenden Personalangelegenheiten (z. B. Neueinstellungen von wissenschaftlichen und studentischen Mitarbeitenden)
  • Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
  • Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen und studentischen Angelegenheiten (z. B. digitale Prüfungsverwaltung)
Persönliche Qualifikation
  • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
  • Sie bringen Berufserfahrung im Verwaltungsdienst (wünschenswert) sowie einen sicheren Umgang mit MS-Office mit.
  • Zudem haben Sie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
  • Erfahrung in der Anwendung von SAP ist wünschenswert.
  • Eine sorgfältige, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Kommunikationsstärke runden Ihr Profil ab.
Organisationseinheit

Institut für Baustatik (IBS)

Eintrittstermin

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Entgelt

EG 6 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind. 

Vertragsdauer

Unbefristet

Bewerbungsfrist bis

01.05.2025

Fachliche Ansprechperson

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Prof. Dr.-Ing. Steffen Freitag, Tel. +49 721 608-42280.

Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich online mit dem unten stehenden Button auf diese Stellenausschreibung Nr. 1131/2025.
Personalservice (PSE) - Personalbetreuung

Frau Jung
Telefon: +49 721 608-42098,

Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.