Im Bereich Holzbau und Baukonstruktion der Versuchsanstalt für Stahl, Holz und Steine (Prof. Dietsch) beschäftigen wir uns mit Entwicklungen für einen nachhaltigen und kreislaufgerechten Holzbau der Zukunft (mehr Infos: https://holz.vaka.kit.edu/).

Zur Unterstützung der Institutsleitung, Geschäftsführung und des gesamten Institutes suchen wir eine versierte Person im Sekretariat mit Freude an vielfältigen Aufgaben:

• selbstständige und eigenverantwortliche Führung des Institutssekretariats
• Internationale Kommunikation und Korrespondenz, Erstellen von Texten in deutscher und englischer Sprache
• Controlling des Mittelzu- und –abflusses sowie des Personalbudgets
• Überprüfen sämtlicher Buchungen
• Organisation von Terminen und Besprechungen, Raumkoordination
• Planung und Organisation von Dienstreisen der Institutsleitung
• Organisation von Tagungen und weiteren Veranstaltungen des Instituts
• Betreuung von Gästen und Gastwissenschaftlern
• Koordination von Personalangelegenheiten
• Verwaltung der Urlaubs- und Krankenkartei der Institutsmitarbeitenden

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z .B. Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte /Verwaltungsfachangestellter (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
• Die deutsche Sprache beherrschen Sie stilsicher und den Umgang mit der englischen Sprache sehr gut (in Wort und Schrift).
• Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office und sind aufgeschlossen gegenüber neuen Systemen und neuer Software.
• Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit sowie schnelle Auffassungsgabe aus.
• Ein sensibler, diskreter und verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Informationen und Daten ist für Sie selbstverständlich.
• Organisations- und Kommunikationsstärke sowie die Freude an der Arbeit im Team runden Ihr Profil ab.