Zur Unterstützung der Institutsleitung und des gesamten Teams suchen wir eine versierte Person im Sekretariat mit Freude an vielfältigen Aufgaben:

• Selbstständige und eigenverantwortliche Führung des Institutssekretariats.
• Internationale Kommunikation und Korrespondenz , Erstellen von Texten in deutscher und englischer Sprache.
• Organisation von Terminen und Besprechungen, Raumkoordination.
• Organisation und Verwaltung von Prüfungsterminen, Lehrveranstaltungen und Abschlussarbeiten über das Campusmanagementsystem (CAS) des KIT.
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten (z.B. Anträge zur Einstellung und Weiterbeschäftigung von wiss. Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen sowie von studentischen/wissenschaftlichen Hilfskräften) einschließlich Führung und Controller der Stundenabrechnung.

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte / Verwaltungsfachangestellter (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
• Die deutsche Sprache beherrschen Sie stilsicher und den Umgang mit der englischen Sprache sehr gut (in Wort und Schrift).
• Sie sind sicher im Umgang mit MS-Office und sind aufgeschlossen gegenüber neuen Systemen und Methoden.
• Sie zeichnen sich durch eine selbstständige, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit sowie schnelle Auffassungsgabe aus.
• Selbstständiges Arbeiten, Eigeninitiative, Kommunikationsfreude sowie ein freundliches und verbindliches Auftreten runden Ihr Profil ab.