Mitarbeiterin / Mitarbeiter in der Verwaltung (w/m/d)

  • Dienstleistungseinheit Internationales - International Students Office (INTL-IStO)
  • befristet
  • Vollzeit

Einleitung

Willkommen bei der Dienstleistungseinheit Internationales (DE INTL) - der zentralen Anlaufstelle für internationale Studierende, Forschende und international engagierte Mitarbeitende am KIT!
Als globales Herzstück des KIT gilt unsere Leidenschaft der Internationalisierung: durch grenzüberschreitende Kooperationen in Forschung, Lehre und Innovation, passgenauen Angeboten für internationale Zielgruppen sowie gezielten Kommunikations- und Marketingstrategien steigern wir die Internationalität der „Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie mit uns die Zukunft der internationalen Zusammenarbeit am KIT!

Ihre Aufgaben

Ihre Hauptaufgabe besteht in der Organisation des Sekretariats und Welcome Desks. Im Rahmen Ihrer allgemeinen administrativen Tätigkeit verstärken Sie die Teams Zulassung, Mobilitäten, Willkommen und Integration des International Students Office.


Kontakt mit Studierenden: Sie geben Erstinformationen für internationale Studierende (Incoming und Outgoing), sei es im persönlichen Austausch, per Telefon oder per Mail, da unser Welcome Desk die „Erstanlaufstelle“ für alle international mobilen Studierenden am KIT ist.


Organisation des Sekretariats: Sie sind für die Postbearbeitung und allgemeine Büroorganisation zuständig. Sie unterstützen die Leitung der Abteilung und die Mitarbeiterinnen u. a. bei Bestellungen, Zeitwirtschaft, Recherchen, Korrespondenz, Organisation von Veranstaltungen und Besuchen.

 

Ihr Profil

Sie verfügen über:

  • Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bspw. als Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
  • Verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift
  • sicherer Umgang mit dem MS-Office-Paket
  • Kenntnisse in SAP
  • serviceorientiertes Auftreten im Kontakt mit Studierenden, KIT- Akteuren und internationalen Partnern
  • Weitere Sprachkenntnisse runden Ihr Profil ab.

Die vorgesehene Tätigkeit erfordert strukturiertes und verantwortungsvolles Arbeiten sowie kulturelles Einfühlungsvermögen. Einsatzbereitschaft und eine hohe Motivation für die Arbeit im internationalen Umfeld sollten selbstverständlich sein.

 

Entgelt

EG 6 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Wir bieten

Werden auch Sie Teil bei der einzigen deutschen Exzellenzuniversität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervorragenden Arbeitsbedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer zielgerichteten Einarbeitung sowie breitgefächerten Weiterqualifizierungsangeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeitszeitmodellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeitangeboten sowie Kinder- und Ferienbetreuungsangeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein vielseitiges Angebot in verschiedenen Mensen. 

Kontakt

Jung, Lea

Tel: +49 721 608-42098

Vertragsdauer

Befristet bis 30.04.2026

Bewerbungsfrist bis zum

14.06.2024

Fachliche Ansprechperson

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Jan Straube telefonisch unter Tel. 0721/608 43878.