Im Rahmen Ihrer Tätigkeit sind Sie für die Entlastung und proaktive Unterstützung der geschäftsführenden Institutsdirektorin und Abteilungsleitung im operativen, insbesondere im administrativen und organisatorischen Tagesgeschäfts zuständig. Wir erwarten eine große Eigenständigkeit in der Führung des Institutssekretariats, als auch bei der Erledigung der breitgefächerten Assistenzaufgaben. Außerdem unterstützen Sie die Institutsdirektorin bei Ihren Tätigkeiten im Projektmanagement. Im Einzelnen haben Sie folgende Aufgaben:

• Recherche und Zusammenstellung erforderlicher Daten/Informationen sowie entsprechende Vorauswahl nach spezifischen Drittmittelgebern 
• Nachverfolgung des Umsetzungsstandes von festgehaltenen Beschlüssen aus Dienstbesprechungen 
• Inhaltliche Vorbereitung von Besprechungen und Arbeitssitzungen 
• Erstellung von Präsentationen in deutscher und englischer Sprache sowie Übersetzung komplexer Texte
• Planung, Organisation und Durchführung von nationalen und internationalen Veranstaltungen
• Planung und Organisation der Dienstreisen der geschäftsführenden Institutsdirektorin und wissenschaftlichen Abteilungsleiterin
• Ansprechpartner für nationale und internationale Oragnisationen sowie Personal- und Gästebetreuung 
• Terminmanagement inkl. Termin Vor- und Nachbereitung, Archivierung, Pflege des Terminkalenders der geschäftsführenden Institutsdirektorin
• Dokumentation, Ablage und Wiedervorlage
• Verwaltung und eigenständige Bearbeitung der Korrespondenz
• Protokollführung der Abteilungsleitersitzung
• Koordination von Promotions- und Habilitationsverfahren und administrative Betreuung von Studierenden 

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit langjähriger Berufserfahrung im Bereich Assistenz/Sekretariat. Sie überzeugen durch eine eigenständige und selbstverantwortliche Arbeitsweise, ein ausgeprägtes Organisationsgeschick und haben ein hohes Bewusstsein für Verantwortlichkeit, Vertraulichkeit, Diskretion und Loyalität. Darüber hinaus bringen Sie herausragende Kommunikationsfähigkeiten mit und arbeiten gerne in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld. Weiterhin sind Sie aufgeschlossen, engagiert und arbeiten gerne im Team. Sehr gute MS-Office Kenntnisse, idealerweise SAP-Kenntnisse und ein stilsicherer Umgang mit der deutschen und englischen Sprache (schriftlich wie auch mündlich) runden Ihr Profil ab.

Entgelt

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.