Zur Unterstützung der Institutsleitung und des gesamten Instituts (https://www.ibs.kit.edu/index.php) suchen wir eine versierte Person im Sekretariat mit Freude an vielfältigen Aufgaben:

• Bearbeitung sämtlicher Organisations- und Verwaltungsaufgaben, die im Büroalltag am Institut anfallen z. B. Korrespondenzen sowie Planungen und Organisation von Besprechungen, Abwicklung des Post- und E-Mail-Verkehrs, Terminmanagement
• Mitwirkung bei der Vorbereitung von Konferenzen, Workshops, Projekttreffen
• Überblick der Finanzen des Instituts inkl. Buchungen, Bestellungen und Rechnungsstellungen
• Unterstützung der laufenden Forschungsprojekte von Drittmittelgebern (z. B. DFG, BMBF und DAAD) durch Mittelanforderungen und die Erstellung von Verwendungsnachweisen
• Vorbereitung von Personalangelegenheiten (z. B. Neueinstellungen) und Verwaltung der Urlaubskarten
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
• Sie bringen einen sicheren Umgang mit MS-Office mit.
• Zudem haben Sie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Berufserfahrung im Verwaltungsdienst sowie Erfahrung in der Anwendung von SAP sind wünschenswert.
• Eine sorgfältige, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Kommunikationsstärke runden Ihr Profil ab.