Das saai Archiv |Archiv für Architektur und Ingenieurbau dokumentiert und bewahrt Materialien zur Architektur, Landschaftsgestaltung und zum Ingenieurbau sowie zur Architekturlehre, Architekturtheorie und Fotografie. Es ist ein lebendiges, aktives Archiv, dessen Bestände kontinuierlich und kontrolliert wachsen und in dem Archivarbeit mit Forschung und Lehre verknüpft wird. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir Sie in der Verwaltung.

Wir suchen Sie im Verwaltungsbereich (Teilzeit) mit hervorragenden Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten für allgemeine administrative Aufgaben am saai | Archiv für Architektur und Ingenieurbau. Zu den Aufgaben gehören die organisatorische Unterstützung des Leitungsteams und deren Mitarbeiter*innen, insbesondere die Erledigung von Verwaltungsaufgaben im Bereich Führen des Haushaltes (u.a. Bearbeitung von Ein- und Ausgangsrechnungen, Mittelverwaltung, Drittmittelprojekte, Beschaffungen, Inventur), Organisation und Abrechnung von Dienstreisen und Veranstaltungen, verwaltungstechnische Abwicklung von internationalen und nationalen Symposien und Ausstellungen, Unterstützung bei der Bearbeitung von Personalmaßnahmen (Einstellung, Weiterbeschäftigung, Arbeitszeitänderung etc.), Organisation und Erledigung interner und externer Kommunikation (u.a. Zuarbeit zu Berichten)  und sonstige typische Sekretariatsaufgaben.

• Sie verfügen über eine einschlägige Ausbildung etwa als Verwaltungsfach-angestellte*r (w/m/d), bzw. Kaufmann-/Frau für Büromanagement (w/m/d) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Profunde EDV- und MS-Office-Kenntnisse sowie ein sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift in Deutsch und Englisch.
• Ein gewandtes und sicheres Auftreten sowie Organisationstalent, Teamfähigkeit und Kontaktfreudigkeit u.a. im Umgang mit internationalen Projektpartnern und Studierenden setzen wir voraus.
• Persönlich setzen Sie sich durch eine selbstständige, planvolle Arbeitsweise und eine hohe Zuverlässigkeit aus.
• Sie können mit heterogenen Strukturen eines Archivs und den damit verbundenen unterschiedlichen und wechselnden Anforderungen umgehen und haben Freude an einer interdisziplinären Arbeitsumgebung.
• Sie sind in der Lage, digitale Kommunikationswerkzeuge anzuwenden.
• Ein sensibler, verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Daten ist für Sie selbstverständlich.