Vacancy No. 1131/2025
Assistentin / Assistent / Sekretärin / Sekretär (w/m/d)
Teilzeit - 80%
Zur Unterstützung der Institutsleitung und des gesamten Instituts für Baustatik (https://www.ibs.kit.edu/index.php) suchen wir eine versierte Person im Sekretariat mit Freude an vielfältigen Aufgaben
Job description
- Bearbeitung sämtlicher Organisations- und Verwaltungsaufgaben, die im Büroalltag am Institut anfallen z. B. Korrespondenzen sowie Planungen und Organisation von Besprechungen, Abwicklung des Post- und E-Mail-Verkehrs, Terminmanagement
- Kontrolle und Koordination des Zahlungsverkehrs, Rechnungsstellungen sowie Bearbeitung von Bestellungen
- Unterstützung von Forschungsprojekten durch Mittelanforderungen und die Erstellung von Verwendungsnachweisen sowie Verwaltung der Finanzen von Drittmittelprojekten
- Vorbereitung und Unterstützung von laufenden Personalangelegenheiten (z. B. Neueinstellungen von wissenschaftlichen und studentischen Mitarbeitenden)
- Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
- Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen und studentischen Angelegenheiten (z. B. digitale Prüfungsverwaltung)
Personal qualification
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
- Sie bringen Berufserfahrung im Verwaltungsdienst (wünschenswert) sowie einen sicheren Umgang mit MS-Office mit.
- Zudem haben Sie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
- Erfahrung in der Anwendung von SAP ist wünschenswert.
- Eine sorgfältige, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Kommunikationsstärke runden Ihr Profil ab.
Organizational unit
Institute for Structural Analysis (IBS)
Starting date
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Entgelt
EG 6 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Vertragsdauer
Unbefristet
Bewerbungsfrist bis
01.05.2025
Fachliche Ansprechperson
Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Prof. Dr.-Ing. Steffen Freitag, Tel. +49 721 608-42280.
Application
Please apply online using the button below for this vacancy number 1131/2025.
Personnel support is provided by
Ms Jung
phone: +49 721 608-42098,
Kaiserstr. 12, 76131 Karlsruhe
Recognized severely disabled persons will be preferred if they are equally qualified.