Alle allgemeinen Assistenztätigkeiten fallen in Ihren Zuständigkeitsbereich. Ferner unterstützen Sie die Führungskräfte bei Einstellungsvorgängen indem Sie Vorstellungsgespräche organisieren, den Arbeitsplatz vorbereiten und neue Mitarbeitende bei allen organisatorischen Fragen unterstützen. Sie kümmern sich um die Beschaffungen der Organisationseinheiten unter Berücksichtigung der einschlägigen Vorschriften. Die Einführung eines übergreifenden Dokumentenmanagementsystems sowie dessen Weiterentwicklung sind ein weiteres Aufgabenfeld. Besondere Bedeutung kommt der Budgetkontrolle für die Serviceeinheit Finanzen und die dazugehörigen Dienstleistungseinheiten zu. Hierbei kontrollieren Sie die korrekte Zuordnung von Ausgabepositionen, erstellen Hochrechnungen auch überjährig und leiten bei Bedarf Maßnahmen ab.

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung in der Teamassistenz und der Sachbearbeitung. Fundierte EDV- und MS-Office-Kenntnisse sind unerlässlich. Kenntnisse im Berichtswesen SAP-BW wären von Vorteil. Ein gewandtes und sicheres Auftreten sowie Organisationstalent und Teamfähigkeit setzen wir voraus. Persönlich zeichnen Sie sich durch eine selbständige und planvolle Arbeitsweise und eine hohe Zuverlässigkeit aus. Ein sensibler und verantwortungsbewusster Umgang mit geschützten und personenbezogenen Daten sowie vertraulichen Informationen ist für Sie selbstverständlich.