Sekretärin / Sekretär (w/m/d)

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Wir suchen für das Institut für Nukleare Entsorgung (INE) eine motivierte und engagierte Person für eine Assistenzposition, die gerne in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld arbeitet.

Ihre Aufgaben umfassen:

• Organisation der Hauspost
• Unterstützung der Mitarbeitenden bei Beschaffungsvorgängen (Fahraufträge, Versandanzeigen, Bewirtungsaufträge)
• Unterstützung der Mitarbeitenden bei der Nutzung des ESS-Systems (z. B. bei Urlaubsanträgen)
• Entgegennahme von Telefonaten, Vorselektion der Gespräche, Beantwortung von Anfragen, Vorbereitung der Geschäftsvorgänge für die zuständige Ansprechperson
• Vor- und Nachbereitung von Reisen für die stellvertretende Institutsleitung
• Vorbereiten und Durchführung von Veranstaltungen wie Workshops und Seminaren
• Vertretung im Institutssekretariat: Kontaktzentrale, Terminplanung, Reiseplanung
• Vertretung im Lehrstuhlsekretariat: Koordination und Überwachung von Terminen für Vorlesungen, Seminare, Prüfungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)) oder vergleichbare Qualifikation
• Profunde EDV- und MS-Office-Kenntnisse
• Erfahrung im Einsatz digitaler Kommunikationswerkzeuge
• Erfahrung mit den am KIT eingesetzten Verwaltungssystemen (z. B. SAP)
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Strukturierte und selbständige Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Gewissenhaftigkeit, Vertraulichkeit sowie ein freundliches Auftreten

• Purposeful Contribution:

  Your work creates the conditions for world‑class research—and helps ensure that science makes a tangible difference for society and the future.

• Flexible Working Hours:

  Take advantage of flexible‑hours schemes, remote‑work options, and a 30‑day annual leave entitlement to achieve an optimal work‑life balance.

• Family-friendliness:

  The “KIT‑Family +” program assists you in reconciling work and family life by offering childcare services, holiday activities, a parent‑child office space, and assistance with caring for relatives.

• Career‑Building and Developmental Opportunities:

  We provide you with a structured onboarding program, a broad spectrum of continuing‑education options, and personalised support, thereby fostering your individual growth.

• Stay Healthy:

  Under the motto “Fit at KIT – Body, Mind and Soul,” we promote your well‑being through fitness classes and mental‑health programmes.

• Individualised Extra Benefits:

  Enjoy a corporate pension (VBL), a €25 monthly contribution toward a JobTicket BW, plus a broad selection of cultural and recreational programmes.